ADMINISTRASI PERKANTORAN

  1. Pengertian Kantor
Perkataan kantor berasal dari kata bahasa Belanda ”kantoor”dan sering dipadankan dengan perkataan “office” dari bahasa Inggris. Mengenai pengertiannya, sejak lebih dari dua puluh lima tahun yang lalu Prajudi (1976: 60) telah menjelaskan pengertian “kantor” yang bisa berarti:
1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis;
2. Markas, atau ruang (kompleks) dimana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya;
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi Instansi, badan, jembatan, perusahaan

Setidak-tidaknya ada lima buah fakta yang jamak terdapat dan berlangsung dalam organisasi perkantoran yaitu (1) Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup SDM yang terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh struktur formal atau informal; (2) Interaksi dalam system sosial itu tersusun dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan dengan arus pekerjaan maupun arus informasi; (3) Sebagai suatu system terbuka, setiap organisasi perkantoran mempunyai hubungan timbal balik baik dalam organisasi intern ataupun ekstern; (4) Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki tujuan individu, sebagian daripadanya merupakan alasan tindakannya; mereka masing-masing mengharapkan organisasi dapat membantu mencapai tujuannya; (5) Interaksi sosial yang terjadi dalam menejemen perkantoran tsb juga dapat membantu pencapaian tujuan bersama, walaupun mungkin berbeda, namun berkaitan dengan tujuan-tujuan individu tsb.

Berdasarkan ke lima fakta tersebut di atas, dapat dikemukakan bahwa:
a. Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.
b. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva.
c. Organisasi perkantoran mencalup susunan staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk pembuatan keputusan dan merawat aktiva.

Bentuk komunikasi atau interaksi bagaimanapun yang terjadi, akan di dapat dua jenis unsur yang umum terjadi dalam setiap organisasi perkantoran yaitu:

1. Unsur inti
adalah manusia, yaitu orang-orang tertentu yang komunikasi dan interaksinya membentuk organisasi perkantoran. Lousiana State University, Baton Rauge, mengatakan bahwa kondisi yang dibutuhkan organisasi adalah interaksi antara dua orang atau lebih yang merasa bahwa kebutuhan-kebutuhan individual mereka dapat lebih baik terpenuhi melalui perpaduan kemampuan atau sumber daya yang dimiliki secara pribadi. Setelah organisasi kantor terwujud, unsur inti mulai terpengaruh oleh unsur kerja.

2. Unsur kerja menentukan mutu interaksi.
Para anggota yang berinteraksi membentuk sebuah organisasi perkantoran, sedangkan unsur kerja membuatnya efektif atau inefektif.

Unsur kerja (Working elements) yang muncul dalam organisasi perkantoran meliputi:
1. Sumber daya insani, yaitu kemampuan para karyawan kantor dan pengaruh pribadi mereka.
2. Sumber daya nirinsani, yaitu barang ekonomi, seperti mesin-mesin, perlengkapan kantor dan komputer.
3. Sumber daya konseptual dari kelompok khusus yaitu para menejer.

Derajat pemanfaatan kemampuan dan pengaruh segenap karyawan kantor dalam efektifitas penggunaan sumber-daya banyak tergantung pada bagaimana menejer organisasi perkantoran itu memahami dan melaksanakan tugas-tugas mereka. Membangun hubungan antara tujuan-tujuan pribadi dan tujuan-tujuan organisasi perkantoran merupakan tugas menejer. Sedangkan perkataan bahasa Inggris “office” bisa berarti :
1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function)
2. Jabatan (tenure of official position)
3. Markas atau ruang dimana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government department, etc.);
4. Jasa pelayanan (service, kind help);
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work and duties);
6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place, building, rooms, of business and clerical works)
Dari berbagai pengertian perkataan “kantoor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai :
a. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi
b. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi
Garis miring ( / ) yang terdapat di antara perkataan data dan informasi berarti “dan”, bisa juga berarti “atau”, bisa dibaca “dan atau”.

Disamping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas, kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan – kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Sebagai contoh, kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung dimana-mana di seluruh produk Indonesia, akan tetapi kalau seseorang menanyakan : “Departemen Dalam Negeri?”, jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya administratif. Contoh lain misalnya PT. Krakatau Steel yang kegiatan utamanya bergerak dalam produksi baja, kegiatan substansinya berlangsung di pabriknya di Cilegon, Banten, tetapi kantornya bisa berada di Jakarta.
Dari uraian singkat di atas jelas bahwa pengertian kantor bisa dalam arti tempat; ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti proses, ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. Akan tetapi dalam arti yang manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penanganan data/informasi. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan, alat-alat dan perlengkapan lain termasuk mebeler, orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar